Processo.Nit

Com o processo eletrônico, Niterói consolidará ainda mais a sua posição como uma cidade inteligente e transparente.
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Todos os processos eletrônicos originados no e-CIGA começam com o número 99. Caso você deseje consultar um processo físico ou originado na Secretaria Municipal de Fazenda, acesse

 

Uma cidade moderna e pulsante, referência em transparência pública e com um crescente número de serviços públicos entregues de forma digital, Niterói agora se junta a outras cidades do Brasil adotando o meio eletrônico como o canal oficial para tramitação de processos administrativos, deixando o coração da Prefeitura 100% digital.

O processo em papel tem um custo ambiental e financeiro muito alto. Por ano são mais de 25 toneladas de papel consumidas e mais de R$500 mil gastos com impressão.

A cidade eleita a melhor em governança do Brasil, referência de cidade inteligente e sustentável, agora exerce sua liderança e eficiência caminhando para a eliminação total do uso do papel.

Em setembro, Niterói foi o primeiro município do estado do Rio de Janeiro a aderir ao maior consórcio do Brasil de informática na gestão pública municipal, o CIGA. Como consorciada, Niterói passa a ter uma robusta estrutura própria de desenvolvimento de sistemas para gestão municipal, que inclui o desenvolvimento do e-CIGA, escolhido pelo Comitê Gestor do Processo Eletrônico como o sistema oficial da prefeitura de Niterói.

Com o processo eletrônico, o tempo de tramitação será reduzido em até 10 vezes. Com isso, os processos que antes levavam em média 50 dias poderão ser realizados em até 5 dias. Com o processo eletrônico, a valorização do trabalho do servidor público municipal também passa a ser uma meta, pois a mudança trará mais agilidade e simplificará o seu dia a dia.

 

 

Processo.Nit – Principais perguntas e respostas

 

1. Quando tramito um processo para um setor, todos os funcionários daquele setor têm acesso?

Ao tramitar um processo para um setor, todos os servidores que estão alocados naquele setor e, portanto, possuem acesso a caixa de entrada do setor, poderão realizar ações processuais naquele processo, salvo ocasiões onde um processo contém documentos sigilosos que exijam além da posse, permissão específica para acesso ao seu conteúdo.

2. O usuário ou o setor não aparece na lista para envio ou assinatura, o que eu faço?

O usuário ou o setor dele só aparecerão na lista do sistema após ele efetuar o primeiro login no e-Ciga. Entre em contato com a pessoa que você quer encaminhar o processo e pessa para ela acessar o sistema. Recarregue a página e a pessoa e o setor já devem aparecer na listagem.

3. Se um servidor entrar de licença, férias ou outro afastamento, ele também perderá acesso ao e-Ciga?

Não. O servidor só deixa de ter acesso ao e-CIGA em caso de desligamento, que deve ser comunicado através de e-mail para processoeletronico@seplag.niteroi.rj.gov.br que irá descredenciar o servidor da base de usuários do sistema.

4. O gestor de um setor saiu de férias ou está afastado, o que ocorre quando um processo é tramitado para o setor dele? Como dou continuidade no processo que foi encaminhado a este setor?

Caso somente ele tenha acesso a processos deste setor, os processos ficarão parados neste setor. Caso isso aconteça, entre em contato com seu ponto focal ou entre em contato com a diretoria de processo eletrônico através do e-mail processoeletronico@seplag.niteroi.rj.gov.br.

5. O meu órgão encaminha documentos e processos para órgãos fora da Prefeitura (Governo Estadual, Governo Federal, Justiça, etc.) ou para cidadão, como devo proceder neste caso?

Você tem algumas opções:
No caso da assinatura de um documento por um agente externo à prefeitura é possível utilizar a funcionalidade assinante externo. Ao selecionar essa opção, você deverá informar o e-mail do agente externo que receberá o documento e poderá assiná-lo eletronicamente.
No caso da necessidade de consulta a um processo, se ele for público, você deve indicar o endereço eletrônico https://eciga.niteroi.rj.gov.br/#/processos/publicos/pesquisar
Quando o processo tiver que ser tramitado para órgão externo ao sistema, o agente público deve salvá-lo em formato PDF e encaminhá-lo como anexo de mensagem eletrônica. Se for necessário que o órgão externo entranhe novos documentos ao processo, esses devem ser encaminhados por e-mail, de preferência em PDF, para que o agente público possa fazer seu cadastro no e-CIGA.
Obs.: Importante que você verifique questões legais neste caso para cada tipo de processo e se o órgão ou pessoa de destino pode receber documentos / processos em meio eletrônico.

6. Quais tipos de documentos são suportados atualmente no sistema?

Os arquivos precisam estar em formato PDF para que possam ser cadastrados no e-CIGA

7. Qual a diferença entre assinatura simples, avançada e qualificada?

Os três tipos de assinatura se diferenciam pelo seu nível de segurança. Assinaturas qualificadas e Assinaturas avançadas são exigidas por cargos ou documentos específicos. Essas situações estão disciplinadas no art. 23 do decreto do processo eletrônico da Prefeitura Municipal de Niterói. Para todos os demais casos, a assinatura simples contempla todos os requisitos legais, garantindo validade jurídica.

8. Preciso adquirir uma token de assinatura digital?

Não. Salvo as situações específicas disciplinas no art. 23 do decreto do processo eletrônico, a assinatura simples será o padrão de uso dos usuários do e-CIGA.

9. Cadastrei um documento errado no sistema, é possível excluí-lo?

Documentos só podem ser excluídos no sistema pelo dono do documento (quem criou) sendo que, caso esse documento tenha sido assinado por outra pessoa, nem o próprio criador do documento poderá excluí-lo.

10. Como proceder no caso do cadastramento errado de um documento?

No caso de um documento avulso, o documento cadastrado erroneamente deve ser arquivado e o documento correto deve ser cadastrado.
No caso de um documento cadastrado errado e entranhado em um processo, deve-se utilizar a funcionalidade “Desconsiderar Peça”. Essa funcionalidade não exclui o documento do sistema. Após justificada a desconsideração de peça, ela será riscada na árvore do processo e não terá valor legal no processo.
Uma vez desconsiderada, você deve cadastrar o documento correto e continuar a instrução do processo normalmente.

11. Como proceder no caso de erros/bugs que ocorrem em decorrência do sistema?

Comunique o seu administrador local que irá avaliar se a questão precisa ser levada a diretoria do processo eletrônico. É importante que você informe o bug ou indisponibilidade do sistema no Grupo de Administradores Locais do e-CIGA para avaliarmos a extensão do erro/bug.

12. Caso haja necessidade de assinatura no documento de alguém que não seja da administração pública, como faço?

É possível utilizar a funcionalidade assinante externo onde a pessoa receberá o documento via e-mail e poderá assinar eletronicamente. A assinatura pode ser feita com um certificado ICP-Brasil ou através do login único do governo federal gov.br.
Caso o documento não possa ser assinado eletronicamente pelo cidadão, este deve ser impresso em papel, digitalizado e capturado pelo servidor no setor de Protocolo para o sistema. O servidor do Protocolo deverá assinar o arquivo digitalizado para atestar as informações da cópia.

13. Os processos no e-CIGA precisam ser autuados, recebidos e tramitados pelo setor de protocolo?

Não. A regra de negócio do e-CIGA descentraliza ações que, no processo físico, eram realizadas exclusivamente pelo setor de protocolo. Com o processo eletrônico qualquer servidor com acesso ao sistema pode autuar, receber, tramitar e juntar documentos a um processo.
Para casos específicos de tramitação de processos administrativos, o órgão deverá publicar portaria disciplinando regras no âmbito da unidade.

14. Como será a utilização do sistema por parte dos estagiários?

Os estagiários serão cadastrados normalmente no sistema, caso lidem com rotinas de processo administrativo. Eles poderão atuar nas fases de instrução do processo e outras rotinas administrativas. Futuramente, existirá um perfil específico para estagiários que será um perfil básico, mas sem a funcionalidade de assinatura de documentos.
No atual funcionamento do sistema, é importante ter o cuidado de não indicar estagiários como assinantes de documentos e orientá-los a NÃO ASSINAR DOCUMENTOS em hipótese alguma. A mesma recomendação é dada aos trabalhadores terceirizados.

15. Como será a utilização do sistema por parte dos terceirizados?

Os terceirizados serão cadastrados normalmente no sistema, caso lidem com rotinas de processo administrativo. Eles poderão atuar nas fases de instrução do processo e outras rotinas administrativas. Futuramente, existirá um perfil específico para terceirizados que será um perfil básico, mas sem a funcionalidade de assinatura de documentos.
No atual funcionamento do sistema, é importante ter o cuidado de não indicar terceirizados como assinantes de documentos e orientá-los a NÃO ASSINAR DOCUMENTOS em hipótese alguma. A mesma recomendação é dada aos trabalhadores terceirizados.

16. Como devo proceder caso não saiba o setor ao qual devo enviar um processo ou documento no órgão?

Procure os manuais de processo para orientações com relação ao fluxo do processo. Caso não encontre o setor dentro do órgão para o qual o encaminhamento precisa ser feito, encaminhe para o setor de protocolo com uma mensagem de encaminhamento para que o Protocolo possa distribuir esse processo ao setor adequado.

17. Como faço para conceder acesso ao sistema para servidores do meu órgão?

Os administradores locais serão, via de regra, cadastrados automaticamente no sistema e deverão fazer seu login com CPF e a senha informada pela diretoria do processo eletrônicco, que deverá ser redefinida após o primeiro acesso.
Com acesso ao sistema, o administrador local deverá encaminhar pedidos de cadastro de usuários do seu órgão. Esse pedido será feito no próprio e-CIGA pelo ADM local seguindo os seguintes passos:
1- Criar um novo documento do tipo “Formulário de Cadastro de usuário e alteração de cargo e setor”
2- Preencher o documento com os dados de todos os usuários a serem cadastrados
3- O campo “Departamento” deve ser preenchido com um departamento contido na lista oficial disponível no link contido nesse campo de preenchimento.
4- Após o preenchimento, o documento deve ser encaminhado para “SEPLAG – SSG – SUBS MODERNIZAÇÃO GESTÃO – PROCESSO ELETRÔNICO (23.1)
5- Será enviado um email de confirmação de cadastro para os usuários.

18. O e-CIGA irá substituir o e-CIDADE?

Não. O e-CIDADE é um ERP que comporta diversos módulos. As operações financeiras, de RH, etc. continuam sendo feitas através dos módulos do e-CIDADE.
Os processos que nasceram em papel e, portanto, possuem registro no e-CIDADE, continuam com sua tramitação no e-CIDADE, a não ser que sejam encerrados para um eventual trâmite de forma híbrida.
A utilização do módulo de protocolo do e-CIDADE é dispensada no caso dos novos processos que já nascem em meio eletrônico, no caso, que são autuados no e-CIGA

19. Como faço para incluir um documento gerado no e-CIDADE a um processo eletrônico do e-CIGA?

Ao gerar um novo documento, selecione a opção “Arquivo” no campo “Origem do Conteúdo”. Essa opção é utilizada para cadastrar documentos que foram gerados fora do e-CIGA, incluindo aqueles gerados no e-CIDADE.

20. Preciso cadastrar um documento que não está entre as opções de tipo/espécie documental

Entre em contato com seu administrador local ou mande um e-mail para processoeletronico@seplag.niteroi.rj.gov.br
O mesmo procedimento se aplica para modelos de documento que não estejam disponíveis no sistema.

21. Eu consigo reorganizar as páginas de um processo?

Sim, mas você só consegue reorganizar a ordem das peças entranhadas no processo. Abra a árvore do processo no e-CIGA clique em uma peça e arraste para a posição que você deseja.

22. Como devo proceder a montagem correta do processo? Primeiro, o requerimento ao superior imediato antes de abrir o processo?

Depende. No caso da descentralização na abertura do processo, o agente público abre diretamente o processo, apenas indicando o diretor da unidade como responsável pela assinatura se necessário. Em outros casos, espera-se, primeiro, que o diretor encaminhe o requerimento solicitando a autuação. Nesta situação, o agente público deve abrir o processo e, na sequência, juntar o requerimento no processo.

23. O curso do Niterói Cidadã tem certificado?

Sim. Os certificados serão entregues gratuitamente após a conclusão de todos os módulos do curso, mediante presença mínima de 75%.

24. Quem deve realizar o arquivamento de um documento ou processo?

O setor responsável pelo arquivamento é definido a partir da regra do fluxo de processo. O que é importante notar é que, tanto para processo quanto para documentos, é necessário que se esteja com a posse do mesmo para que este seja arquivado.
Em caso de necessidade de desarquivamento, basta que a pessoa que o arquivou, selecione a opção de desarquivar para continuar trabalhando no documento/processo.

25. No caso de documentos que exigem carimbo ou algum tipo de visto no verso do documento. Deve imprimi-los carimbar/vistar, scannear e depois subir novamente no e-CIGA?

Não. A impressão de um documento que está no e-CIGA deve sempre ser evitada. Inclusive é importante lembrar que a impressão de um documento nato-digital tem a validade legal de uma cópia simples.
Neste caso, a Portaria SEPLAG que regulamenta a operação assistida dispensa qualquer tipo de visto ou recurso que seja feito fora do e-CIGA. Todas as validações e vistos serão feitos através da assinatura de documentos, ou cadastrando documentos de ateste que também deverão ser assinados no e-CIGA.

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